Digitale receptie

Elke beller direct opgenomen, ook in de ochtendpiek.

De Receptie Agent neemt de telefoon op, beantwoordt chat en e-mail en verzet afspraken, in 87+ talen. Wie een medewerker nodig heeft, wordt doorverbonden met een samenvatting. Uw team bepaalt wat de Agent antwoordt.

Of bel onze AI Agent:010 302 4064

1 · Wat is het

Een receptie die altijd opneemt

Een keuzemenu, een wachtrij en terugbelverzoeken die het secretariaat aan het eind van de dag nog afwerkt.

Met Inquira

De Agent neemt direct op, herkent de vraag en handelt af wat kan: informatie geven, een afspraak verzetten of afzeggen. De rest gaat warm naar uw team, met wie er belt en waarom.

2 · Hoe werkt het

Zo loopt een gesprek

1
Direct opgenomen
De Agent meldt zich als digitale medewerker van uw organisatie, in de taal van de beller.
2
Vraag herkend
Afspraak, vergoeding, bereikbaarheid of iets anders. Bij een afspraakvraag controleert de Agent eerst wie er belt.
3
Afgehandeld of doorverbonden
Wat de Agent mag afhandelen, handelt hij af. Een zorgvraag, een urgent signaal of iemand die een mens wil spreken gaat direct naar uw team.
4
Vastgelegd
Elk gesprek staat als transcript en samenvatting in de tijdlijn. Met een EPD-koppeling staan afspraken en notities ook in uw EPD.

3 · Wat kan het

Wat de Receptie Agent kan

Telefoon

Neemt elke beller direct op, ook bij piekdrukte. Werkt met uw eigen nummers en telefonie, zoals SIP en 3CX.

Chat

Beantwoordt vragen in de chat op uw website, met dezelfde kennisbank als aan de telefoon.

E-mail en sms

Beantwoordt e-mail, ook via beveiligde e-mail, en stuurt bevestigingen en herinneringen per sms.

87+ talen

Hetzelfde proces, in de taal van de beller. Uw team werkt gewoon in het Nederlands.

Uw eigen kennisbank

De antwoorden komen uit een kennisbank die uw medewerkers zelf bijhouden en aanscherpen.

Afspraken verzetten en afzeggen

Rechtstreeks in de agenda, binnen uw regels. Een vrijgevallen plek kan direct worden aangeboden aan iemand op de wachtlijst.

Ziekmelding behandelaar

De Agent belt de cliënten of patiënten van die dag af en biedt ieder een nieuw moment aan.

Warm doorverbinden

Wie een mens nodig heeft, komt binnen bij een collega die meteen ziet wie er belt en waarom.

4 · Wat levert het op

Wat het oplevert

Wat u er concreet van merkt:

Geen keuzemenu en geen wachtrij: elke beller wordt direct opgenomen.
Uw secretariaat krijgt alleen de gesprekken die een mens vragen, met de samenvatting al in beeld.
Geen terugbellijst meer: wat de Agent niet afhandelt, staat met samenvatting klaar voor uw team.
Elk gesprek terug te lezen, dus u ziet zelf wat er gebeurt.

Zo gebruiken zorgorganisaties Inquira

GGZ · 23 locaties · 80 agenda's

Digitale receptie voor de hele inkomende lijn, ziekmelding behandelaar en wachtlijstbeheer.

Reken het door met uw eigen cijfers: hoeveel gesprekken per dag, hoeveel terugbelverzoeken en hoe lang een beller nu wacht.

Veilig en zorgvuldig

Wat bestuur, FG en informatiebeveiliging als eerste willen weten

Gecertificeerd

ISO 27001 en NEN 7510 gecertificeerd, logging volgens NEN 7513.

Data in de EU

Gehost in de EU. Modellen worden niet getraind op zorgdata.

Geen audio bewaard

Alleen transcript en beperkte metadata, per gesprek terug te lezen.

Altijd herkenbaar

Inquira meldt zich als digitale medewerker. Wie een mens wil, krijgt een mens.

Geen zorginhoudelijk advies

Technisch afgedwongen, niet alleen via instructies. Het oordeel blijft bij de zorgprofessional.

Afspraken op papier

Verwerkersovereenkomst op het BOZ-model en ondersteuning bij uw DPIA.

Naar het Trust Center

Vragen over de digitale receptie

Wat zorgorganisaties ons vragen

Ja. De Agent meldt zich aan het begin van elk gesprek als digitale medewerker van uw organisatie. Wie liever een mens spreekt, wordt doorverbonden.

De Agent geeft geen zorginhoudelijk advies; dat is technisch afgedwongen. Hij verbindt direct door naar uw team, met wie er belt en waarom. Wat er buiten kantoortijd gebeurt, legt u vooraf vast in uw protocol.

Nee. Inquira werkt met uw eigen nummers en koppelt met uw telefonie, zoals SIP, 3CX, CM.com, Sewan, Telnyx, Twilio en vCare.

Uw team. Medewerkers schrijven mee aan de kennisbank en zien per gesprek wat de Agent heeft gezegd. Wat beter kan, passen we samen aan bij de evaluatie elke 4 tot 6 weken.

Hoor zelf hoe de Receptie Agent klinkt

Bel onze AI Agent, of plan een demo en we lopen uw inkomende lijn samen door.